Agile w biznesie

07.08.2019 | Daniel Wicher

Wstęp

Od 2001 roku minęło już sporo czasu, a metody zwinne zyskały w tym czasie na popularności. Agile kilka miesięcy temu stał się pełnoletni. Dzisiaj trudno wyobrazić sobie projekt IT, który nie korzysta z zasad spisanych w Agile Manifesto.

Aplikowanie zasad Agile do zespołów IT jest naturalne - w końcu zasady te powstały z myślą o wdrażaniu oprogramowania. Mnogość metod i narzędzi, które w naturalny sposób wspierają zwinny rozwój oprogramowania tylko to ułatwia. Co jeśli będziemy chcieli zastosować te zasady w innych miejscach przedsiębiorstwa, gdzie naszym głównym zajęciem nie będzie dostarczanie oprogramowania?

Agile Manifesto

Na początku przytoczmy tutaj zasady Agile Manifesto - cztery proste reguły, które połączone dają znacznie lepsze efekty w dzisiejszym, stale zmieniającym się świecie:

• Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia

Zespół pracuje kolektywnie nad realizacją zadań. Członek zespołu ma swobodę w sposobie dostarczenia zmiany, ale też spoczywa na nim większa odpowiedzialność za jego wykonanie.

• Działające oprogramowanie (zrealizowana zmiana) ponad szczegółową dokumentację

Najważniejsze jest osiągnięcie korzyści i poszukiwanie rozwiązań, podejmowanie prób i ich testowanie - ograniczając zbędne formalności, które wydłużają niepotrzebnie proces.

Zmiany biznesowe to często zmiany wpływające na całą organizację, bądź wymuszające zmiany prawne i regulacyjne np. trudno wyobrazić sobie wdrożenie nowych produktów, gdy nikt nie jest w stanie podpisać nowej umowy bądź poznać regulaminu świadczenia usługi. Takie podejście jest możliwe, ale w większości przypadków jest po prostu zbyt ryzykowne.

• Współpraca z klientami ponad negocjację umów

Klienci to zwykle osoby wykorzystujące stworzony produkt. W zespole biznesowym kluczowa jest współpraca z klientem i uwzględnianie jego głosu w celu realizacji produktu/zmiany, która będzie odpowiadała jego realnym potrzebom. Klienci często nie wiedzą do końca czego chcą - wiedzą natomiast gdzie jest ich potrzeba i to ona powinna wskazywać kierunek. Skupienie się na warunkach opisanych w kontakcie niepotrzebnie wydłuża cały proces i może w efekcie uniemożliwić realizację tych potrzeb.

• Reagowanie na zmiany ponad realizacją założonego planu

Podejście zwinne zakłada elastyczność względem założeń i celów, a dzięki ciągłej weryfikacji - możliwość adaptacji do stale zmieniających się warunków biznesowych, by móc reagować na nieprzewidziane sytuacje i zdarzenia.

Należy równocześnie pamiętać (jeszcze ważniejsze tutaj, niż w kontekście zespołów IT) stwierdzenie: elementy wypisane po prawej są wartościowe, ale większą wartość mają dla nas te, które wypisano po lewej.

Główną trudnością przy adaptacji tych założeń jest stworzenie kultury wymiany wiedzy i umożliwienie realizacji różnorodnych aktywności – pracy indywidualnej, kreatywnej czy kooperacji wewnętrznej lub zewnętrznej. Te cztery zasady są dobrym początkiem, by móc rozpocząć dostarczanie wartości w sposób zwinny. Nie są one jedynymi, na które warto zwrócić uwagę. Warto czerpać także z metod, które implementują te zasady, a dzięki którym praca staje się naturalna.

Zrozum, co realizujesz

Wartość biznesowa (ang. business value) rozumiana jest jako nieformalna miara uwzględniająca wszelkie korzyści, które organizacja może uzyskać dzięki realizacji zadań podejmowanych przez zespoły.

To jest główny cel realizacji każdego projektu i rozwoju produktu - realizacja wartości biznesowej. Nieważne, czy mówimy o projektach prowadzonych tradycyjnie, czy zwinnie. Najważniejszy będzie zysk organizacji rozumiany na wszelaki sposób.

Czy w takim razie każde zadanie podejmowane przez zespół biznesowy powinno dawać wartość biznesową? Wydaje się, że tak. Natomiast nie zawsze będzie to wartość wynikająca bezpośrednio z realizacji zadania. Znacznie częściej będzie to wartość uzyskiwana w sposób pośredni. Z racji dekompozycji zadań na mniejsze byty, wartość biznesowa może w pewnym momencie ukryć się. np. jaką wartość biznesową ma uzyskanie pozytywnej rekomendacji dla napisanej umowy? Wartość bezpośrednio przynosi tylko umowa - natomiast taka rekomendacja oznacza, że umowa sama w sobie ma rację bytu i nie spowoduje negatywnych reperkusji w przyszłości (zabezpieczenie dla działalności organizacji).

Zobrazuj proces

Na początku pracy z zespołem, który nigdy nie pracował zwinnie, zawsze staram się dowiedzieć, jak wygląda proces zespołu - tak by wiadomo było, jaki jest stan obecny i co tak naprawdę chcemy zmienić oraz jaką mamy potrzebę. Bardzo częstym problemem zespołów jest praca ad hoc - bez zastanowienia się, jak ona wygląda. Powoduje to brak stabilizacji w realizowanych zadaniach, a także jej bardzo szarpany charakter. W zespołach biznesowych, gdzie trudniej pilnować "wartości biznesowej", niż w zespołach IT, bardzo łatwo o tym zapomnieć.

Ufaj zespołowi

Członkowie zespołów biznesowych to zwykle specjaliści w swoich dziedzinach. Wiedzą dokładnie, jak ich praca wpływa na biznes, którym się opiekują. To bardzo cenna wiedza, którą warto wykorzystać dla lepszej realizacji zadań. W związku z tym, nawet bardziej, niż w zespołach IT, nie ma miejsca na mikromanagement. Każdy wie, co należy zrealizować i jak.

Postaraj się znaleźć wspólny mianownik

Najtrudniejszy temat dla zespołów biznesowych, to mocna specjalizacja członków zespołu. Z jednej strony mamy ekspertów od danych dziedzin, a z drugiej trudno w takiej sytuacji na określenie wspólnego celu pracy zespołu, tak by każdy mógł się do niego zobowiązać i traktować, jak własny. Występuje tutaj duże ryzyko niepowodzenia i otrzymania w efekcie grupy ludzi pracujących obok siebie, a nie współpracujących razem tworzących prawdziwy zespół - dlatego płynnie przechodząc do kolejnego punktu...

Zadbaj o tożsamość zespołu

Dwa poprzednie punkty odnosiły się pośrednio do tej zasady, natomiast należy pamiętać, że tożsamość zespołu to coś więcej - należy ją budować na wszystkich szczeblach organizacji. Z jednej strony należy zadbać o wewnętrzną tożsamość zespołu (np. poprzez określanie wspólnych celów dla pracy bądź pokazanie zaufania), ale także o jego identyfikację na zewnątrz. Niech ramy pracy zespołu będą widoczne dla innych ludzi w organizacji, tak by na zewnątrz zespół biznesowy postrzegany był jako monolit, a nie jako kilka osób pracujących w jednym dziale/grupie.

Skończ zaczynać, zacznij kończyć

Oczywistość... natomiast bardzo ważna z punktu widzenia pracy zespołu biznesowego. Znowu odwołam się do struktury zespołu i tego, że składa się od z ekspertów w danych dziedzinach. Oznacza to także, że "wrzutki" będą się pojawiać nader często. Z moich doświadczeń wynika, że zespoły biznesowe bardzo rzadko odmawiają pracy, która do nich spływa - bo zwykle spływa ona z góry organizacji. Natomiast "rozgrzebując" kolejne tematy, często dostarczenie aktualnie podjętej pracy, przesuwa się w czasie... a to uderza wprost we wbudowaną w metody zwinne pętlę zwrotną.

Zespół powinien mieć kogoś, kto poprawnie spriorytetyzuje ich pracę - tak by oczywiste było, czym zespół ma się zająć, a by praca nie była "niekończącą się opowieścią".

Priorytety zawsze spływają z góry

Nawiązując do poprzedniego punktu: praca z zespołem biznesowym często polega na edukacji, nie zespołu samego w sobie, ale całej organizacji. Po pierwsze priorytetyzacja pracy, ale po drugie także odpowiednie planowanie jej na wszystkich poziomach organizacji. Dzięki temu unikniemy nieporozumień, "przepalania czasu" i wiecznej gonitwy za zmieniającą się rzeczywistością.

Fajnie sprawdza się tutaj planowanie prac przy użyciu OKR oraz KPI. Dorzucając do tego metodę MoSCoW, jesteśmy w stanie dosyć precyzyjnie określić, jaka praca jest dla organizacji najbardziej pożądana, a to wprowadzi też trochę spokoju w życie zespołu.

Sama konfiguracja również powinna podlegać w miarę możliwości testom, minimalizując prawdopodobieństwo dokonania niewielkiej, ale mającej duże konsekwencje pomyłki.

Słowem podsumowania

Każda kolejna zasada będzie zależna już od formy, w jakiej zespół będzie pracować. Trudno tutaj znaleźć złoty środek.

Zespoły biznesowe różnią się od zespołów IT specyfiką i charakterem pracy. Mają jednak jeden wspólny mianownik - chcą wykonać dobrze swoją pracę oraz by ich praca była potrzebna i doceniona w organizacji. Wykorzystując zwinną "filozofię", jesteśmy o krok bliżej w realizacji tego celu. Zastosowanie metod zwinnych pozwala często na uzyskanie lepszych rozwiązań, bardziej dopasowanych do rynku budując przewagę konkurencyjną w stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym.